GUIDE FOR ANSETTELSE AV SOMMERVIKARER

Sommeren er like rundt hjørnet og mange arbeidsgivere har behov for ferievikarer. Noe som betyr at det er mange – særlig unge – som skal ha sommerjobb. Vi har samlet regler og tips i en liten guide over hvilke rettigheter sommervikarer har og hva som gjelder. Det vil naturligvis også være flere juridiske og menneskelige aspekter ved ansettelse av sommervikarer, slik at guiden er ikke uttømmende for alle konkrete problemstillinger som kan oppstå.  Vi håper at medlemmene våre får nytte av guiden, og at den sommeransatte får et godt møte med arbeidslivet! 

God sommerjobbing! 

Innholdsoversikt: 

1. Adgang til å ansette sommervikarer
2. Skriftlig avtale må inngås
3. Ikke gå under minimumsgrense for lønn
4. Feriepenger skal utbetales separat
5. Ungdom må gis skikkelig opplæring, blant annet i HMS
6. Forsikring
7. Arbeidstid
8. Pauser
9. Ferie
10. Adgangen til nattarbeid er begrenset
11. Arbeidsoppgaver for ansatte under 18 år
12. Sykepenger
13. Vær tydelig som leder 

Når kan arbeidsgiver lovlig ansette sommervikarer? Alle ansatte skal i utgangspuntket ansettes i en fast stilling. Noe som betyr at arbeidsforholdet ikke avsluttes før enten arbeidsgiver eller den ansatte sier opp. Dersom man er midlertidig ansatt, er det forhåndsavtalt når arbeidsforholdet skal avsluttes. Arbeidsforholdet vil da opphøre uten at hverken arbeidsgiver eller den ansatte må gi en oppsigelse.

Det gjelder imidlertid mange unntak fra denne hovedregelen om fast ansettelse:

• Vikarer
  Når det gjelder adgangen til å ansette sommervikarer, gir arbeidsmiljøloven for det første arbeidsgivere lov til å ansette vikarer.
  
  Det arbeidsmiljøloven mener med vikarer er midlertidig ansatte som erstatter andre ansatte som av en eller annen grunn ikke er på jobb. Dette kan for eksempel være vikarer for ansatte som er ute i foreldrepermisjon eller er sykemeldt. På sommeren er det vanlig at arbeidsgivers ansatte skal ha ferie, og arbeidsgivere vil da ofte ha behov for å ansette ekstrahjelpere som midlertidig kan erstatte de ansatte som er på ferie.
  
   
• «Midlertidig karakter»
  Arbeidsgivere har også lov til å ansette personer midlertidig som sommervikarer dersom arbeidet er av «midlertidig karakter». Dette vil i praksis bety at arbeidsgiver har et økt midlertidig behov for flere ansatte, eller at arbeidsgiver har midlertidig behov for andre type ansatte med eksempelvis en annen type kompetanse enn de vanlige ansatte hos arbeidsgiver.
  
  Et praktisk eksempel kan være en restaurant som kun har uteservering i løpet av sommermånedene og som opplever å ha flere kunder enn ellers. På grunn av flere kunder, vil arbeidsgiver ha behov for flere servitører. Merk likevel at det beror på en konkret vurdering hva som kvalifiserer som arbeid av midlertidig karakter.

Det finnes flere unntak fra hovedregelen om fast ansettelse enn de to som nå er nevnt, men de to nevnte er de mest vanlige unntakene når det gjelder adgangen til å ansette sommervikarer.

Når skal sommervikarer få arbeidskontrakten? De fleste sommervikarer jobber en kort periode i løpet av sommeren, men det er krav om at alle ansettelsesforhold skal inngå en skriftlig arbeidsavtale, uansett arbeidsforholdets lengde.

Som regel vil det aller beste være at arbeidsavtalen blir signert før den ansatte begynner i jobben. Dersom sommervikarens arbeidsforhold skal være under én måned, er kravet senest første arbeidsdag. Om sommervikarens skal arbeide i over én måned, skal arbeidsavtalen gis til den ansatte så snart som mulig, men har en absolutt tidsfrist på én måned.

Dette følger av arbeidsmiljøloven § 14-5. I arbeidsmiljøloven § 14-6 er det fastsatt minimumskrav til hva en slik avtale skal inneholde. Lengden av ansettelsesforhold bør angis nøyaktig. Husk at loven fastsetter nærmere vilkår for å inngå midlertidig ansettelsesavtaler; se arbeidsmiljøloven § 14-9.

Det er viktig å være klar over at en rekke tariffavtaler har minimumsregler for lønnsnivået, og enkelte har også egne bestemmelser om arbeidstakere under 18 år. Sjekk derfor tariffavtalene som din bedrift eventuelt er bundet av.

Selv om din bedrift ikke er bundet av en tariffavtale, kan det være en allmenngjort tariffavtale innenfor arbeidstakerens "arbeidsområde". Allmengjøring innebærer at alle ansatte som arbeider innen et fag eller virksomhet – som faller inn under virkeområdet til den allmenngjort tariffavtalen – har krav på minimum de lønns- og arbeidsvilkår som frem går av tariffavtalen. Normalt er kun deler av tariffavtalen allmenngjort. Les mer om minstelønn her:  https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/lonn/minstelonn/

Har sommervikarer krav på feriepenger? Alle ansatte, uavhengig av om de er ansatt som sommervikarer eller fast ansatte, har krav på feriepenger.

Det som er viktig å være klar over, og som en del arbeidsgivere gjør feil, er å inkludere feriepenger i den vanlige lønnen. Det er imidlertid ikke lov å si at feriepenger er inkludert i lønnen. Feriepenger skal alltid beregnes og settes av separat fra den vanlige lønnsutbetalingen.

Når skal feriepenger utbetales til sommervikarer?
Hovedregelen er at feriepenger skal utbetales sammen med siste lønnsutbetaling når et arbeidsforhold opphører. Det betyr at sommervikarer skal få utbetalt feriepengene sammen med sin siste lønn.

Se nærmere om ferieavvikling i punkt 9 nedenfor. Les mer om feriepenger her: https://www.arbeidstilsynet.no/arbeidsforhold/ferie/feriepenger/

Manglende arbeidserfaring kan representere en sikkerhetsrisiko både for en selv og andre. Arbeidsgiver bør, og skal når arbeidstaker er under 18, ta hensyn til at arbeidstaker kan mangle arbeidserfaring og utvikling, og dermed kan mangle nødvendig forståelse for viktige sikkerhetsregler og –rutiner.

Særlig for arbeidstakere under 18 år må det derfor foretas en vurdering av hvor risikofylt arbeid de settes til, og hvilke tiltak som er nødvendige for å ivareta deres sikkerhet og eventuell spesiell opplæring som vil være nødvendig, se arbeidsmiljøloven § 3-2 (1) og (2). Her vil det være av betydning om de settes til arbeidsoppgaver hvor de er under tilsyn av en ansvarlig person eller om de helt eller delvis arbeider alene.

Det er lovpålagt at sommervikaren dekkes av virksomhetens yrkesskadeforsikring. Vi anbefaler også å ta kontakt med virksomhetens forsikringsselskap for å sjekke hva yrkesskadeforsikringen dekker og vurdere om det er behov for ytterligere forsikringer, f.eks. egen ulykkesforsikring. 

Arbeidsmiljøloven setter grenser for arbeidstid som ikke kan overstiges. Tilsvarende begrensninger kan finnes i arbeidsavtale og eventuelle tariffavtaler (overenskomster og særavtaler). Loven fastsetter som hovedregel alminnelig arbeidstid til:

• 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av syv dager


•  

Arbeid utover de angitte rammene for alminnelige arbeidstid er overtid i lovens forstand.
Det finnes flere begrensninger og unntak fra denne hovedregelen.

For arbeidstaker under 18 år fastsetter loven en kortere alminnelig arbeidstid, og åpner heller ikke for at det arbeides overtid ut over denne arbeidstiden:

• 8 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av syv dager for de under 18 år
• 7 timer i løpet av 24 timer og 35 timer i løpet av syv dager for de under 15 år

Det er egne regler for barn under 15 år. Vær også oppmerksom på at NHOs tariffavtaler normalt har fastsatt 7,5 og 37,5 timer som normal arbeidstid, og typisk har høyere satser for overskytende arbeidstid enn lovens regler.

Les mer om arbeidstid her: https://arbinn.nho.no/arbeidsrett/arbeidstid-ferie-og-permisjon/arbeidstid-skift-og-turnus/

Arbeidstakere har krav på minst én pause dersom den daglige arbeidstiden er på minst 5,5 timer.

Dersom den daglige arbeidstiden er minst 8 timer, har arbeidstaker krav på en samlet pause på minst en halv time. Slike pauser regnes normalt ikke som arbeidstid, men mindre den ansatte står til arbeidsgivers disposisjon.

Pausen skal regnes som en del av arbeidstiden dersom arbeidstaker:

• ikke fritt kan forlate arbeidsstedet i pausen, eller
• det ikke finnes "tilfredsstillende" pauserom

Er arbeidstaker under 18 år skal det være en samlet pause på minst en halv time ved daglig arbeidstid over 4,5 timer.

Les mer om pause og betaling av pause her: https://arbinn.nho.no/arbeidsrett/arbeidstid-ferie-og-permisjon/arbeidstid-skift-og-turnus/artikler/pauser/

Har sommervikarer krav på ferie i løpet av sommerjobbperioden?
Svaret er ja, rent juridisk har sommervikarer krav på ferie på lik linje med alle andre ansatte.

Alle arbeidstakere skal ha minst 25 virkedager ferie i året. Arbeidsgiver kan i stor grad fastsette når denne skal tas ut, men arbeidstaker kan kreve at 18 virkedager gis i hovedferien som er 1. juni – 30. september. Vær oppmerksom på at tariffavtaler ofte gir en økt rett til ferie.

Fordi arbeidsforholdet som regel varer veldig kort, er det vanlig at sommervikarer ofte ikke rekker eller at de ikke ønsker å avvikle ferie i løpet av arbeidsforholdet. Men hvis en sommervikar fremsetter krav om ferie, kan ikke arbeidsgiver umiddelbart nekte sommervikaren dette.

Merk likevel at hovedregelen om ferieavvikling i hovedferien, kan fravikes ved tariffavtale eller skriftlig individuell avtale, jf. ferieloven § 7 fjerde ledd.

Arbeidstakere under 18 år er uansett lovpålagt å ha minst to uker fri i løpe av sommerferien.

Nattarbeid regnes som arbeid mellom kl. 2100 og kl. 0600, og er normalt ikke tillatt med mindre "arbeidets art gjør det nødvendig". Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte ved virksomhet som er bundet av tariffavtale kan skriftlig avtale et annet tidsrom på minst 8 timer som omfatter tiden mellom kl. 0000 til 0600.  

I tillegg må det tas hensyn til at en arbeidstaker skal ha fri minst 11 sammenhengende timer per døgn, og ha en sammenhengende periode med 35 timer arbeidsfri per uke.

For yngre arbeidstakere er det egne begrensninger:

• Barn som er under 15 år eller er skolepliktig skal ikke arbeide mellom kl. 2000 og kl. 0600, og skal ha sammenhengende arbeidsfri i minst 14 timer pr døgn.
• Ungdom mellom 15 og 18 år som ikke er skolepliktig skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på minst 12 timer per døgn. 8 av disse skal legges til natten, og må omfatte tiden mellom kl. 2300 og kl. 0600. Disse skal også ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 48 timer per uke.
• Arbeid mellom kl. 2100 og 2300 regnes alltid som nattarbeid.

Se nærmere om nattarbeid i arbeidsmiljøloven §§ 10-11 og 11-3.
Se nærmere om arbeidsfri i arbeidsmiljøloven §§ 10-8 og 11-5.

Arbeidstaker som er under 18 år kan ikke settes til arbeid som medfører økt risiko for deres helse og sikkerhet. Covid-19 står på lisen over biologiske faktorer arbeidstakere under 18 ikke skal eksponeres for, noe som medfører at disse ikke kan settes til arbeidsoppgaver eller stillinger som medfører en høyere smitterisiko enn i samfunnet for øvrig.

Barn under 15 år eller barn som er i skolepliktig alder skal som hovedregel ikke utføre arbeid. Etter forhåndssamtykke fra Arbeidstilsynet, kan man likevel få tillatelse til å la barn under 15 år utføre kulturelt, kunstnerisk, sportslig eller reklamemessig arbeid.

Barn som har fylt 13 år kan i tillegg settes til annet "lett" arbeid. Med «lett» arbeid menes arbeid som ikke påvirker deres sikkerhet, helse, utvikling eller skolegang. Skolegang vil være lite problematisk for arbeid som uføres i skoleferien.

Ved ansettelse av barn under 15 år kreves det uansett både forhåndssamtykke fra Arbeidstilsynet og skriftlig samtykke fra barnets foresatte.

Nærmere regler om ansettelse av arbeidstaker under 18 år finnes i arbeidsmiljøloven kap. 11 og forskrift om organisering, ledelse og utvikling kap. 12.

Sommervikarer kan også ha rett til sykepenger. For å ha rett til sykepenger fra arbeidsgiver må arbeidstaker ha vært ansatt i virksomheten i minst fire uker (opptjeningstid). Dersom en vikar avslutter et arbeidsforhold, men igjen begynner å arbeide hos den samme arbeidsgiveren innen to uker, regnes det tidligere arbeidsforholdet med når denne opptjeningstiden skal beregnes.

Selv om arbeidstaker ikke har rett til sykepenger fra arbeidsgiver, kan arbeidstaker ha rett til sykepenger fra Nav.

Les mer om sykepenger her:  https://arbinn.nho.no/arbeidsrett/sykefravar_og_permisjoner/sykepenger/

Vær tydelig som leder. Den første jobben er viktig for å skape positive holdninger til arbeid. Husk at ungdom som er ute i jobb for første gang ikke alltid vet hva som forventes i arbeidslivet. Sørg derfor for at de er kjent med dine forventninger og vær en god rollefigur gjennom din egen atferd.

Sommervikarer er å anse som vanlige ansatte. De vil derfor ha de samme rettigheter som arbeidsgivers «vanlige» ansatte hva gjelder for eksempel arbeidstid og overtidstillegg. Arbeidsgiver kan videre ikke fritt frem si opp sommervikarer da de strenge reglene i arbeidsmiljøloven vil gjelde også for sommervikarer.

Dersom en arbeidsgiver har ansatt sommervikarer som er under 18 år, er det videre viktig at arbeidsgiver er klar over at det gjelder strengere krav til arbeidstid for disse.

Ved å bygge gode holdninger gir du dine unge arbeidstakere en god ballast for arbeidslivet. 

#arbeidiVerdal UNG #heimkjært #viervnf